Państwowa Inspekcja Pracy należy do organów mogących weryfikować zgodność działalności przewoźnika z przepisami. Kontrola PIP w firmie transportowej jest prowadzona przez inspektora PIP, który ma prawo sprawdzać różne obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wykryte w jej trakcie naruszenia niosą za sobą ryzyko nałożenia kar na przewoźnika.
Dlatego tak ważne jest, by uświadomić sobie, jakie kwestie zazwyczaj weryfikuje kontrola PIP w firmie transportowej, a także w jaki sposób się do niej przygotować. Podjęcie odpowiednich działań zaradczych może zwiększyć szansę na to, że wizyta inspektora Państwowej Inspekcji Pracy w siedzibie przedsiębiorstwa nie będzie wiązać się z przykrymi konsekwencjami.
Kiedy może nastąpić kontrola PIP w firmie transportowej?
Zanim przejdziemy do tego, co może sprawdzać kontrola PIP w firmie transportowej oraz jak się na nią przygotować, warto uzmysłowić sobie, że może mieć ona zarówno charakter zapowiedziany, jak i niezapowiedziany.
Gdy Państwowa Inspekcja Pracy postanawia przeprowadzić w siedzibie przewoźnika kontrolę zapowiedzianą, kieruje wcześniej do niego zawiadomienie, w którym wskazuje zakres działań kontrolnych. Dzięki temu przedsiębiorca wie, na co inspektor PIP będzie zwracać uwagę oraz jakie dokumenty muszą zostać przygotowane przed jego wizytą.
Inną dopuszczalną sytuacją jest niezapowiedziana kontrola PIP w firmie transportowej. Zazwyczaj dochodzi do niej, gdy taki tryb jest niezbędny do wykrycia naruszeń, o jakie podejrzewa się przedsiębiorstwo. Często jest ona następstwem np. skargi ze strony byłego kierowcy lub złożenia doniesienia przez jednego z aktualnych pracowników. Niezapowiedziana kontrola PIP w firmie transportowej polega na tym, że inspektor Państwowej Inspekcji Pracy w wybranym przez siebie momencie zjawia się w siedzibie przedsiębiorstwa i podejmuje czynności kontrolne w ramach swoich uprawnień. Ma on prawo np. do:
-
zażądania wglądu do dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy – celem takiego działania jest przede wszystkim weryfikacja przestrzegania przez firmę przepisów prawa pracy i regulacji dotyczących zatrudniania pracowników,
-
swobodnego poruszania się na terenie siedziby kontrolowanej firmy i innych należących do niej obiektów,
-
zażądania pisemnych bądź ustnych wyjaśnień w kwestiach objętych kontrolą zarówno od kontrolowanej firmy, jej aktualnych i byłych pracowników, jak i osób wykonujących pracę na rzecz firmy na podstawie innej niż stosunek pracy.
Jakie obszary mogą być weryfikowane podczas kontroli PIP w firmie transportowej?
Przewoźnicy często obawiają się kontroli PIP ze względu na brak wiedzy dotyczącej tego, co będzie sprawdzane przez inspektora odwiedzającego siedzibę firmy. Choć może on weryfikować wiele obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa, to wyróżnia się kilka aspektów, które zazwyczaj bywają brane „pod lupę” w trakcie takich wizyt.
-
Legalność zatrudnienia – inspektorzy PIP często weryfikują umowy, na podstawie których świadczona jest praca na rzecz przedsiębiorstwa, a także sprawdzają, czy przepisy prawa pracy i regulacje dotyczące zatrudnienia są w nim przestrzegane.
-
Ewidencja czasu pracy kierowców – kontrola PIP w firmie transportowej standardowo obejmuje weryfikację tego, czy ewidencja jest prowadzona prawidłowo oraz czy występują naruszenia przepisów regulujących czas pracy, czas jazdy, przerwy i odpoczynki kierowców.
-
Szkolenia BHP – podczas kontroli PIP w firmie transportowej weryfikacji może podlegać to, czy przewoźnik zapewnia pracownikom wstępne i okresowe szkolenia z zakresu BHP.
-
Badania lekarskie – jedną z często weryfikowanych kwestii przez inspektorów PIP jest aktualność badań kierowców.
-
Rozliczanie wynagrodzeń – typowy obszar podlegający weryfikacji w trakcie kontroli PIP w firmie transportowej. Inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy sprawdzają m.in. czy składki do ZUS są prawidłowo naliczane i odprowadzane, listy płac poprawnie sporządzane, a także czy do wypłat dochodzi w terminie.
-
Rozliczanie podróży służbowych – inspektorzy PIP zazwyczaj weryfikują, czy firma prawidłowo rozlicza diety, ryczałty i inne koszty związane z delegacjami, a także czy ma wszystko odpowiednio udokumentowane.
-
Weryfikacja dokumentacji pracowniczej – w trakcie kontroli PIP może zostać sprawdzone także to, czy firma transportowa prawidłowo prowadzi dokumentację pracowniczą i w aktach osobowych nie brakuje żadnych niezbędnych dokumentów.
Jak można przygotować się na kontrolę PIP w siedzibie firmy transportowej?
Aby potencjalna kontrola Państwowej Inspekcji Pracy nie niosła za sobą ryzyka poważnych konsekwencji dla przewoźnika, musi on zatroszczyć o to, by w każdej chwili być na nią przygotowanym. W tym celu powinien m.in.:
-
pilnować zgodności zawieranych umów z przepisami prawa pracy i regulacjami dotyczącymi legalności zatrudnienia,
-
systematycznie pobierać dane z kart kierowców i pamięci tachografów oraz bezpiecznie je archiwizować,
-
dbać o prawidłowe ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy kierowców – aby ułatwić sobie to zadanie, może skorzystać ze wsparcia profesjonalistów z firmy zewnętrznej, takiej jak np. IdeaPro,
-
przeszkolić kierowców z zakresu norm czasu pracy i obsługi tachografu – po to, by ograniczyć występowanie naruszeń przepisów,
-
starannie prowadzić dokumentację pracowniczą oraz finansową,
-
monitorować ważność badań kierowców oraz aktualność szkoleń BHP.
Co jednak zrobić w sytuacji, gdy w którymś z powyższych obszarów przewoźnikowi powinęła się noga, a w najbliższym czasie czeka go kontrola PIP? Nie pozostaje wówczas nic innego, jak tylko odpowiednio przygotować się na przybycie inspektora Państwowej Inspekcji Pracy. Profesjonalne wsparcie w tym zakresie oferuje np. firma IdeaPro, która nie tylko zapewnia przewoźnikom fachowe doradztwo oraz pomaga im w skompletowaniu i uporządkowaniu dokumentacji, ale także reprezentuje ich w trakcie kontroli PIP. Zwracając się po tego rodzaju pomoc do doświadczonych specjalistów, można zwiększyć swoje szanse na pozytywny finał kontroli i uniknięcie dotkliwych kar.
